Aanvraagprocedure

Per kalenderjaar heeft het RCF vier aanvraagrondes:

Ronde                          Maanden                                              Onderzoek                   Beslissing                                                                                                                      RvA                               bestuur
Winterronde               September/Oktober/November           December                    Januari
Lenteronde                 December/Januari/Februari                  Maart                          April
Zomerronde                Maart/April/Mei                                    Juni                              Juli
Herfstronde                Juni/Juli/Augustus                                 September                  Oktober

  1. Iedere aanvraagronde kan door de Aanvrager een Aanvraag worden ingediend bij het Bestuur.
  2. De Aanvrager kan de Aanvraag uitsluitend indienen via het op de website van het RCF ter beschikking gestelde Aanvraagformulier.
  3. Bij de Aanvraag dient in ieder geval de volgende informatie te worden bijgevoegd:
    a. een onderbouwde begroting van de Investering;
    b. de meest recente jaarcijfers van de Aanvrager (balans en resultatenrekening).
  4. De Aanvrager ontvangt via de website van het RCF een e-mail met een ontvangstbevestiging van de Aanvraag.
  5. Zodra de Aanvraag door het RCF is ontvangen controleert het Bestuur of:
    a, de Aanvrager bij eerdere donaties van het RCF aan alle toentertijd gestelde voorwaarden heeft voldaan;
    b. de Aanvraag aan alle formele vereisten voldoet en alle verplichte bijlagen bij de Aanvraag zijn gevoegd.
  6. Indien de Aanvraag niet aan alle formele vereisten voldoet, verzoekt het Bestuur de Aanvrager om binnen een door het Bestuur gestelde termijn alsnog aan de formele eisen te voldoen.
  7. Indien de Aanvrager:
    a. bij een eerdere Donatie niet aan alle toentertijd gestelde voorwaarden heeft voldaan; of
    b. na de door het Bestuur gestelde termijn niet aan de formele vereisten heeft voldaan;
    kan het Bestuur beslissen dat de Aanvraag definitief niet in behandeling wordt genomen.
  8. De Aanvrager wordt door het Bestuur schriftelijk over deze definitieve beslissing geïnformeerd.
  9. Indien het Bestuur beslist de Aanvraag in behandeling te nemen, plaatst het Bestuur de Aanvraag plus bijlagen op het intranet van het RCF (het Intranet).
  10. Nadat de aanvraagronde is gesloten beoordeelt de RvA de geaccepteerde Aanvragen.
  11. De RvA beoordeelt aan de hand van het Aanvraagformulier, de bijlagen bij het Aanvraagformulier en de additionele door de Aanvrager verstrekte informatie of de Aanvraag voldoet aan de Criteria.
  12. Indien de RvA onvoldoende informatie heeft om tot een oordeel te komen, verzoekt zij de Aanvrager per ommegaande om aanvullende informatie en/of vergaart zij op eigen initiatief zelf aanvullende informatie.
  13. Het advies van de RvA behelst het volgende:
    a. de mate waarin de Aanvraag voldoet aan de Criteria;
    b. de toe- of afwijzing van de Aanvraag;
    c. het bedrag van de Donatie;
    d. de prioriteit die aan de toegewezen Aanvragen in een aanvraagronde kan worden toegekend.
  14. De RvA adviseert het Bestuur aan de hand van het standaard adviesformulier (het Adviesformulier).
  15. De RvA plaatst het ingevulde Adviesformulier uiterlijk op de onderstaande data op het intranet van het RCF (het Intranet): de lenteronde:1 juni, de zomerronde: 1 september; de herfstronde:1 december en de winterronde 1 maart.
  16. Het Aanvraagdossier op het Intranet bestaat uit:
    a. het door de RvA ingevulde en door de voorzitter van de RvA ondertekende Adviesformulier;
    b. het Aanvraagformulier;
    c. alle bijlagen bij het Aanvraagformulier;
    d. de door de Aanvrager verstrekte additionele informatie;
    e. de door de RvA vergaarde additionele informatie;
    f. kopieën van de met de Aanvrager gevoerde correspondentie.
  17. Aan de hand van het Aanvraagdossier wordt in de bestuursvergadering van het RCF, in aanwezigheid van de voorzitter van de RvA of diens plaatsvervanger, op de Aanvraag beslist.
  18. De bestuursvergadering van het RCF vindt uiterlijk op de volgende data plaats: de zomerronde:15 juli, de herfstronde: 15 oktober, de winterronde:15 januari en de lenteronde: 15 april.
  19. Het Bestuur kan als volgt beslissen:
    a. de Aanvraag wordt toegewezen;
    b. de Aanvraag wordt afgewezen;
    c. de Aanvraag wordt voor nader advies teruggegeven aan de RvA.
  20. Indien de Aanvraag wordt toegewezen:
    a. kent het Bestuur de Voorlopige Donatie toe;
    b. formuleert het Bestuur de eventuele aanvullende donatievoorwaarden; en
    c. stelt het Bestuur het Voorschot vast.
  21. De Aanvrager wordt uiterlijk één week nadat op de Aanvraag is beslist schriftelijk over de beslissing van het Bestuur geïnformeerd.
  22. De penningmeester van het Bestuur maakt het Voorschot in overleg met de Aanvrager over op het bankrekeningnummer dat staat vermeld op het Aanvraagformulier.
  23. Uiterlijk 8 weken nadat de Activiteit is gestart en/of de Investering heeft plaats gevonden, verstrekt de Aanvrager aan het Bestuur
    a. een bewijs dat de Investering en/of Activiteit is gestart dan wel heeft plaatsgevonden;
    b. de rekeningen/facturen en de kwitanties voor de uitgaven waarvoor de Voorlopige Donatie is verstrekt.
  24. Het Bestuur oordeelt aan de hand van de ontvangen bescheiden of:
    a. de Aanvrager aan alle donatievoorwaarden heeft voldaan;
    b. de Investering en/of Activiteit ongewijzigd doorgang heeft gevonden;
    c. het bedrag dat in de Voorlopige Donatie is vastgesteld niet hoger is dan het daadwerkelijk benodigde bedrag.
  25. Het Bestuur stelt in de bestuursvergadering de Definitieve Donatie vast.
  26. Het Bestuur kan als volgt beslissen:
    a. de Definitieve Donatie is gelijk aan de Voorlopige Donatie;
    b. de Definitieve Donatie is lager dan de Voorlopige Donatie en het betaalde Voorschot dient (gedeeltelijk) te worden terugbetaald;
  27. Indien de Definitieve Donatie lager is dan de Voorlopige Donatie wordt deze beslissing door het Bestuur als een voorlopige beslissing aan de Aanvrager medegedeeld en heeft de Aanvrager de mogelijkheid om hierop binnen 14 dagen na dagtekening van de beslissing schriftelijk te reageren. Het Bestuur kan in dat geval de Aanvrager uitnodigen om zijn standpunt mondeling toe te lichten.
  28. De Aanvrager wordt schriftelijk over de definitieve beslissing van het Bestuur geïnformeerd.
  29. Indien de Definitieve Donatie gelijk of lager is dan de Voorlopige Donatie maakt de penningmeester van het Bestuur het bedrag van de Definitieve Donatie, verminderd met het Voorschot, in overleg met de Aanvrager over op het bankrekeningnummer dat staat vermeld op het Aanvraagformulier.
  30. Indien een verstrekt Voorschot hoger is dan de Definitieve Donatie, vordert het Bestuur het teveel verstrekte Voorschot van de Aanvrager terug.